> Kısa cevap: Küçük ekiplerin çoğu, karmaşık proje yönetimi araçlarına değil basit görünürlüğe ihtiyaç duyar: kim ne yapıyor, ne bekliyor, ne takıldı. Gantt şemaları ve on alanlı görev formları küçük ekipte çözümden çok bürokrasi üretir. Önce görünürlüğü çözün, süreç sonra gelir.
Küçük bir ekip kurduğunuzda ilk refleks, "büyük şirketler ne kullanıyorsa" onu kurmak oluyor. Ağır bir proje yönetimi aracı açılıyor, herkes eğitiliyor, iki hafta heyecanla kullanılıyor, sonra sessizce terk ediliyor. Tanıdık geldi mi?
Sebep araç kötü olması değil. Sebep, beş kişilik bir ekibin çözmesi gereken problemin, elli kişilik bir ekibinkinden farklı olması.
Küçük ekibin gerçek problemi
Elli kişilik ekipte problem koordinasyondur: bağımlılıklar, kaynak planlaması, kimin hangi hafta müsait olduğu. Orada Gantt şemaları anlamlı.
Beş kişilik ekipte problem bu değil. Beş kişilik ekipte problem görünürlüktür: bir işin kimde beklediğini, neyin takıldığını, kimin neyle uğraştığını görebilmek. Bu ekipte herkes zaten birbirinin ne yaptığını kabaca biliyor; eksik olan tek şey, o bilgiyi kafalardan çıkarıp ortak bir yere koymak.
Fazla araç neden zarar verir
Bir görevi eklemek için on alan doldurmak gerekiyorsa, insanlar görevi hiç eklemez. Bunun yerine Slack'te, kafada, sticky note'ta tutarlar. Sonuç: pahalı aracınız yarı boş, gerçek iş ise başka yerde. Araç ne kadar çok şey isterse, o kadar az kullanılır.
Küçük ekipte bir aracın en önemli özelliği, "bir işi kaydetmenin on saniye sürmesi"dir. Sürtünme arttıkça kayıt azalır, kayıt azaldıkça görünürlük kaybolur.
Bunu kendi ekibimizde yaşadık
Poitim'i kurarken ilk yazdığımız görev formu da fazla detaylıydı. Öncelik, etiket, tahmini süre, bağımlılık... Sonra kendi ekibimizin bu alanları boş geçtiğini fark ettik. Formu sadeleştirdik: bir başlık, bir sorumlu, bir durum. Kayıt oranı anında arttı. Detay isteyen ekipler alanları sonradan açabiliyor; ama varsayılan, en az sürtünme.
Nereden başlamalı
Yeni bir araç kurmadan önce şunu sorun: ekibin bugün cevaplayamadığı soru ne? Genelde cevap üç sorudan biri: "Bu iş kimde?", "Ne zaman biter?", "Neden takıldı?". Bu üç soruyu net gösteren en basit sistem, çoğu küçük ekip için yeterlidir. Gantt şemasına ihtiyacınız olduğunda zaten anlarsınız; o zamana kadar sadeliği koruyun.
Karmaşıklık ekip büyüdükçe gelsin. Erken gelen karmaşıklık, çözdüğünden fazlasını götürür.
