> Kısa cevap: İzin takibi yerleşik bir proje yönetim aracı, izin taleplerini,
resmî tatilleri ve çalışma düzenini işin durduğu yerle aynı sistemde tutar. Bu
önemlidir çünkü kapasite bir çıkarma işlemidir: kimin olmadığını bilmeden ekibin
gelecek hafta neyi bitirebileceğini bilemezsiniz. İzin ayrı bir İK programında
durduğunda proje aracı, orada olmayacak insanlara güvenle iş dağıtır.
Neden neredeyse hiçbir araç ikisini birden yapmıyor
Yazılım pazarı bu sorunu uzun zaman önce ikiye böldü ve bölünme, ekiplerin gerçekte nasıl çalıştığıyla ilgili değil.
İK programları izni sahiplenir. Politika, mevzuat ve bordro etrafında kurulmuşlardır: hak ediş, yasal asgariler, devir sınırları, onay zincirleri. Ayşe'nin 14 günü olduğunu ve 6'sını kullandığını bilirler. Ayşe'nin perşembe günü neyi teslim etmesi gerektiğinden haberleri yoktur.
Proje araçları işi sahiplenir. Görev, pano, teslim tarihi, bağımlılık. Ayşe'nin gelecek hafta biten üç görevi olduğunu bilirler. Ayşe'nin Antalya'da olduğundan haberleri yoktur.
İki sistem de tek başına doğrudur ve birlikte işe yaramaz, çünkü ekip liderinin sorduğu soru tam olarak dikişin üstünde duruyor: *gerçekten müsait olan kişilere göre, neyi gerçekçi biçimde bitirebiliriz?*
Alışıldık çözüm üçüncü bir kayıt oluyor — ortak takvim, sabitlenmiş bir mesaj, "kim yok" diye bir Excel sekmesi. Yaklaşık iki ay çalışır, sonra biri güncellemeyi unutur ve ürettiği planlama hatası bir teslim tarihi kaçana kadar görünmez.
İş Kanunu hesabı değiştiriyor — çoğu araç bunu bilmiyor
Türkiye'de bu konunun İngilizce kaynaklarda hiç geçmeyen bir katmanı var: bakiye hesabı serbest bir tercih değil, kanunla belirli.
Yıllık izin süresi kıdeme bağlı. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 53. maddesine göre hizmet süresi 1-5 yıl arası olan işçiye 14 gün, 5-15 yıl arası olana 20 gün, 15 yıl ve üzeri olana 26 gün yıllık ücretli izin verilir. Bunlar asgarî sürelerdir; sözleşmeyle artırılabilir, azaltılamaz.
Ve en çok gözden kaçan kural: 56. madde, yıllık izin süresine rastlayan **hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil günlerinin izin süresinden sayılmayacağını** söylüyor. Yani bir çalışan 29 Ekim'i içine alan bir hafta izin kullandığında, o gün bakiyesinden düşülmez.
Bu, yazılım için doğrudan bir gereksinim. Resmî tatilleri yalnızca takvimde gösteren ama bakiye hesabından düşmeyen bir araç, çalışanlara kanunen hak ettiklerinden az izin yazar. Kimse fark etmez, çünkü hata küçüktür ve yılda birkaç gündür — ta ki biri hesap sorana kadar.
Aynı madde iznin bölünmesini de sınırlıyor: taraflar anlaşırsa izin en fazla üçe bölünebilir ve bir bölümü en az 10 gün olmak zorundadır.
> Not: Bu bölüm genel bilgilendirmedir, hukuki görüş değildir. Politikanızı
kurarken güncel mevzuata ve kendi hukuk danışmanınıza bakın.
Asıl planlama sorunu: tarihi kayan bayramlar
Sabit tarihli yedi resmî tatili bir kere yapılandırıp unutabilirsiniz — 1 Ocak, 23 Nisan, 1 Mayıs, 19 Mayıs, 15 Temmuz, 30 Ağustos, 29 Ekim. Bunlar her yıl aynı güne düşer, "yıllık: 29-10" gibi bir tekrar kuralıyla ifade edilir.
Ramazan ve Kurban bayramları böyle değil. Hicri takvime bağlı oldukları için miladi takvimde her yıl yaklaşık on bir gün geriye kayarlar. Hiçbir "her yıl şu tarihte" kuralı bunları ifade edemez.
Planlamayı asıl bozan da bunlar, çünkü:
- Çok günlüdürler ve arefe günüyle birlikte yarım gün eklerler
- Hafta içine denk geldiklerinde köprü günlerle bir haftayı fiilen kapatabilirler
- Tarihleri yıllık planlama yapılırken çoğu zaman henüz kesinleşmemiş olur
Kapasite çıkarması, örnekle
İzin farkında bir aracın sizin yerinize yaptığı, izin körü bir aracın yapamadığı aritmetik bu. Beş kişilik bir ekip, normal bir hafta.
Teorik kapasiteyle başlayın:
| | | |---|---| | 5 kişi × 5 gün | 25 kişi-gün |
Gerçekten müsait olmayanı çıkarın:
| Çıkarma | Gün |
|---|---|
| Bir resmî tatil (herkes) | −5 |
| Bir kişi 3 gün yıllık izinde | −3 |
| Bir kişi yarım gün | −0,5 |
| Kalan takvim günü | 16,5 |
25 üzerinden plan yapan ekip haftayı planının %45'inde bitirir ve buna icra sorunu der. Aritmetik sorunuydu ve doğru aritmetiğin girdileri başka bir sekmede duruyordu.
Rakamın kendisi önemli değil; önemli olan alışkanlık: kapasite, çıkarmalardan sonra kalandır ve çıkarmaların planın görebileceği bir yerden gelmesi gerekir.
Bugünkü üç çözüm ve her birinin bedeli
Bir şey satın almadan önce elinizde ne olduğunu netleştirmekte fayda var; çoğu ekip bu üçünden birini kullanıyor ve bedelini hiç adlandırmamış.
| Çözüm | Doğru yaptığı | Size maliyeti |
|---|---|---|
| Ortak takvim | Ücretsiz, herkeste zaten var, yokluk bir bakışta görünür | Hiçbir şeyden düşmez. Bakiye yok, onay yok, kayıt yok. Olmayan izni kullanan biri yıl sonuna kadar fark edilmez |
| Excel | Esnek, bedava, her politikayı modelleyebilirsiniz | Bir kişi unuttuğu anda doğruluğu bozulur. Yetki yok — herkes herkesin bakiyesini değiştirebilir. Savunmak isteyeceğiniz bir özlük kaydı değil |
| İK programı + proje aracı, bağlantısız | İki yarı da tek başına doğru ve mevzuata uygun | Dikiş elle. Onaylanan izin proje aracında hiçbir sinyal üretmez; entegrasyon, kontrol etmeyi hatırlayan bir insandır |
İzin farkında bir proje aracının gerekçesi diğer seçeneklerin yanlış olması değil. Üçünün de entegrasyon katmanı olarak bir insanı görevlendirmesi — ve insanların tam olarak bu işte güvenilir biçimde kötü olması.
"Yerleşik izin takibi" gerçekte neyi kapsamalı
İzin rozeti gösteren her araç bunu düzgün yapmıyor. Sınayacağım kontrol listesi, kabaca hangisinin daha sık eksik çıktığı sırasıyla:
Çalışma düzeni
- Yapılandırılabilir çalışma haftası
- Yarım gün desteği — izinlerin çoğu tam hafta değildir
- Kişi başına işe giriş tarihi; kıdem hesabı buna bağlı
- Farklı kuralları olan izin türleri — yıllık, hastalık, mazeret, doğum, ücretsiz
- Tür bazında ayar: gerekçe, belge, önceden bildirim, onay gerekiyor mu?
- Hak ediş modu: bakiye takvim yılında mı sıfırlanıyor, işe giriş yıldönümünde mi?
- Devir: kaç gün devrediyor, ne zaman yanıyor?
- Bakiye zorlaması: olmayan gün talep edilebilir mi — engelle mi, uyar mı?
- Resmî tatiller birinci sınıf kayıt olarak, birinin elle yazdığı görev olarak değil
- Tekrar kuralları, sabit tarihli bayramları bir kere yapılandırmak için
- Ve bakiyeden düşme davranışı — izne rastlayan tatilin düşülmemesi (md. 56)
- Ülke ön ayarı; 7 resmî tatili elle yazmak, bu işin çöktüğü yerdir
- Onay zinciri — kim onaylıyor, bir günlük talep üç haftalıkla aynı yoldan mı gidiyor?
- Denetim kaydı. İzin bakiyeleri özlük kaydıdır; "bunu kim ne zaman değiştirdi"
Entegrasyonun kendisi
- Onaylanan izin, işin durduğu takvimde görünür
- Kapasite ve iş yükü görünümleri onu kendiliğinden düşer
- İzindeki birine görev atandığında bu atama anında söylenir — bilginin ucuz
İlk üç grubu karşılayıp sonuncuyu karşılamayan bir araçta, proje aracının içinde yaşayan bir İK modülü satın almışsınız demektir. Entegrasyonun kendisi bütün mesele.
Bir aracı 15 dakikada nasıl sınarsınız
Satıcı özellik listeleri yukarıdakilerin hepsini iddia eder. Şu dört kontrol, ciddi olanları ayırır:
- İzin girin, sonra kapasite ekranını açın. Rakam kendiliğinden düştü mü? Elle
- Bir ülkenin resmî tatillerini içe aktarın. Ön ayar yoksa ve tarihleri elle
- İzindeki birine görev atayın. Araç size o anda mı söylüyor, yoksa teslim
- Bir bakiyeyi değiştirip kaydı arayın. Denetim izi yoksa ileride bir
Poitim burada nerede duruyor — ve nerede durmuyor
Poitim bu dikiş kapalı olacak şekilde kuruldu, çünkü poi369'da ajans işi yürütürken sürekli buraya çarpıyorduk.
Bugün üründe olan: yapılandırılabilir çalışma haftası ve yarım gün; her biri kendi gerekçe, belge, bildirim süresi ve onay yolu kurallarına sahip yedi izin türü (yıllık, hastalık, mazeret, doğum, babalık, ücretsiz, diğer); iki hak ediş modu — yıllık sıfırlama ve işe giriş yıldönümü — yapılandırılabilir devir ve yanma süresiyle; engelleyebilen veya uyarabilen bakiye zorlaması; tekrar kurallı çalışma alanı düzeyinde resmî tatiller; **Almanya, Hollanda, Türkiye, Birleşik Krallık ve ABD** için ülke ön ayarları; ve bakiye değişikliklerinde denetim kaydı.
Türkiye ön ayarı 4857'ye göre geliyor: yıldönümü hak ediş modu, 14 günlük taban ve kıdem kademeleri (5 yılda 20, 15 yılda 26), yıllık izin için 7 gün önceden bildirim, hastalık izninde belge zorunluluğu, ücretsiz izin için 14 gün bildirim. Yedi sabit resmî tatil tekrar kurallarıyla hazır geliyor.
Nerede durmuyor. Poitim bir İK sistemi değil — bordro yok, özlük dosyası yönetimi yok, performans döngüsü yok. Bunlara ihtiyacınız varsa bir İK platformu gerekiyor. Beş ülke ön ayarı bir başlangıçtır, küresel kapsam değil; diğer her ülke için politika elle kurulur. Ve dürüst olmak gerekirse: Ramazan ve Kurban bayramları ön ayarda yok, çünkü tekrar kuralı hicri takvimi ifade edemiyor — bunları her yıl elle gireceksiniz. Bu, sektörde yaygın bir eksik ama yine de bir eksik.
Son olarak Poitim ekip başına fiyatlanır, kişi başına değil — dört planda üye tavanı 2, 5, 15 ve 40. Çoğu ekip için kişi başı modelden ucuzdur, ama tavan gerçektir ve ekibiniz 60 kişiyse bu ürün henüz size göre değil.
Sıkça sorulan sorular
Proje aracım izin takibi yapıyorsa ayrı bir İK programına gerek var mı? Başka nelere ihtiyacınız olduğuna bağlı. Planlamayla örtüşen kısım izin takibi, resmî tatiller ve onaylardır. Bordro, özlük dosyası, performans ve işe alım proje planına hiç dokunmaz ve bir İK platformuna aittir. Küçük ekipler çoğu zaman yalnızca izin yarısına ihtiyaçları olduğunu görür.
Yıllık sıfırlama ile yıldönümü hak ediş arasındaki fark ne? Yıllık sıfırlama herkese sabit bir tarihte, genelde 1 Ocak'ta, tam hakkını verir. Yıldönümü modeli hak edişi kişinin işe giriş tarihine bağlar; eylülde işe giren kişinin bakiyesi eylülde yenilenir. Türkiye'de kıdeme bağlı kademeler (14/20/26) yalnızca yıldönümü modelinde anlamlıdır.
İzne rastlayan resmî tatil bakiyeden düşülür mü? Hayır. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 56. maddesine göre yıllık izin süresine rastlayan hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz. Aracınız bunu hesaba katmıyorsa çalışanlara hak ettiklerinden az izin yazıyor demektir.
Yıllık izin kaça bölünebilir? Aynı maddeye göre taraflar anlaşırsa izin en fazla üç bölüme ayrılabilir ve bölümlerden biri en az on gün olmak zorundadır.
Ortak takvim bunun yerine geçmez mi? Yokluğu gösterebilir. Kapasiteden düşemez, yetersiz bakiyeye karşı talebi engelleyemez, onay yönlendiremez, denetim kaydı bırakamaz. Takvim "kim yok" sorusunu cevaplar; "neyi taahhüt edebiliriz" sorusunu cevaplamaz.
Dini bayramları neden ön ayara koyamıyorsunuz? Hicri takvime bağlı oldukları için miladi takvimde her yıl yaklaşık on bir gün kayarlar. "Her yıl şu tarihte" biçimindeki bir tekrar kuralı bunu ifade edemez. Şimdilik doğru yaklaşım, her yıl tarihler kesinleştiğinde çok günlü tatil olarak elle girmektir.
İzin sprint planlamasını nasıl etkiler? Sprintin boyunu değiştirir. İçinde bir resmî tatil ve bir kişinin bir haftalık izni olan iki haftalık sprintin kapasitesi bir öncekinden yaklaşık %20 düşüktür. Bunu ayarlamayan ekipler farkı bitmemiş iş olarak taşır ve hız düşüşü diye okur.
